Pases de Acceso y Gestión de Invitaciones
El módulo de Invitaciones y Pases de Acceso QR de ControlAccess está diseñado para descentralizar la autorización de ingresos. En lugar de saturar al personal de portería con llamadas telefónicas o correos, los residentes o empleados (anfitriones) gestionan directamente las invitaciones a través de su panel de usuario.
El sistema soporta tanto invitaciones tradicionales (de uso único) como Pases Recurrentes parametrizables con estrictas reglas de seguridad.
1. El Panel de Control de Invitaciones del Anfitrión
Cada anfitrión dispone de un panel privado e intuitivo donde puede visualizar el estado de todas sus invitaciones enviadas, canceladas o ya canjeadas.
Figura 1: Listado general de invitaciones en el panel del anfitrión, mostrando estados en tiempo real (Pendiente, Completado, Expirado).
Desde esta misma pantalla, el anfitrión puede generar un nuevo pase digital o revocar pases existentes con efecto inmediato sobre los lectores de la portería.
Figura 2: Detalle extendido de pases de acceso generados e historial de ingresos y salidas del anfitrión.
2. Creación de Pases Recurrentes con Restricciones Estrictas
Para contratistas de remodelación, empleadas del hogar, entrenadores personales o personal de servicios recurrentes, ControlAccess permite emitir Pases Recurrentes. Estos pases tienen restricciones avanzadas diseñadas para evitar fugas de seguridad:
- Rango de Fechas: Fecha de inicio y finalización del contrato o servicio.
- Días Permitidos: Selección específica de días de la semana (por ejemplo: solo lunes, miércoles y viernes).
- Franjas Horarias: Horas exactas permitidas de ingreso y salida (por ejemplo: de 08:00 AM a 05:00 PM). Fuera de este rango, el código QR será rechazado automáticamente por el lector de portería.
Figura 3: Formulario interactivo de creación de invitaciones y configuración de reglas horarias operativas.
Una vez parametrizado, el anfitrión genera el pase y envía un enlace seguro al invitado. El sistema se encarga de auditar cada intento de acceso contrastando los parámetros guardados.
Figura 4: Interfaz de parametrización de días permitidos y restricciones específicas de calendario para pases recurrentes.
3. Flujo del Pre-Registro Móvil del Invitado (Paso a Paso)
Cuando el invitado recibe el enlace de la invitación en su celular, es redirigido a una aplicación web móvil (PWA) responsiva para realizar su Pre-registro. Esto permite que el invitado cargue su información personal de antemano, reduciendo el trámite en portería a un simple escaneo de código QR.
A continuación se detalla el flujo de pre-registro móvil en seis (6) pasos del lado del visitante:
Paso A: Bienvenida y Validación de la Invitación
El invitado abre el enlace en su celular. El sistema valida el token de seguridad y muestra un mensaje de bienvenida personalizado con el nombre del anfitrión y los datos del inmueble u oficina de destino.
Figura 5: Pantalla de inicio del pre-registro móvil, detallando la procedencia de la invitación.
Paso B: Formulario de Identidad Básica
El invitado completa sus datos biográficos (Nombres, Apellidos, Tipo y Número de Documento). El sistema valida el formato de la cédula para evitar registros de números falsos o incompletos.
Figura 6: Captura de datos personales obligatorios para el registro en el backend.
Paso C: Información Logística y Vehicular
El sistema pregunta al invitado si llegará en algún tipo de vehículo. En este paso se registra la placa automotriz o de motocicleta para asignar el parqueadero correspondiente de manera automática.
Figura 7: Selección de tipo de transporte e ingreso de placa vehicular.
Paso D: Afiliaciones de Seguridad Social (Para Contratistas)
Si la invitación fue catalogada como "Trabajo / Contratista", la aplicación móvil le solicita al visitante que ingrese sus entidades de salud (EPS) y riesgos profesionales (ARL) con el fin de agilizar los controles de seguridad industrial del edificio.
Figura 8: Formulario móvil para contratistas donde declaran la vigencia de su seguridad social.
Paso E: Aceptación de Habeas Data y Firma Digital en Pantalla
El visitante lee la política de tratamiento de datos personales de la copropiedad y procede a firmar digitalmente usando su dedo o un lápiz óptico directamente sobre la pantalla táctil de su dispositivo móvil.
Figura 9: Lienzo de firma digitalizado en el móvil para validez legal de las políticas de privacidad.
Paso F: Emisión del Boarding Pass (Ticket Exitoso)
Una vez completado el pre-registro, el sistema emite el Boarding Pass digital en formato de ticket. Este ticket contiene un código QR encriptado único y el resumen del acceso. El visitante puede descargarlo en su celular, añadirlo a su billetera digital (Wallet) o guardarlo para presentarlo directamente en el lector de portería.
Figura 10: Pantalla final de éxito que muestra el código QR dinámico listo para ser presentado en la portería.